Tout ce que fait APEasy, de la préparation au jour J.
Le tour complet de l'application, dans l'ordre où vous vous en servez : monter le planning, diffuser le lien, suivre les inscriptions, tenir le jour J. Chaque formule inclut tout, sauf mention contraire.
01 · Préparer
Montez le planning sans repartir de zéro.
Missions, créneaux, nombre de places : le planning se monte en quelques minutes, et il vous reste pour l'édition suivante.
Missions et créneaux
Une mission par poste (accueil, buvette, caisse…), découpée en créneaux horaires avec leur nombre de places, ou des places illimitées. La capacité de toute une mission se change d'un coup.
Vos missions habituelles, proposées
À la création d'une manifestation, APEasy vous suggère les missions que votre association a déjà utilisées. Un clic pour les reprendre.
Une ou plusieurs journées
Un week-end de tournoi, une semaine de festival : chaque journée a ses créneaux, et un créneau peut se prolonger après minuit.
Selon la formule →Des missions internes
Une mission peut rester cachée aux bénévoles : c'est le bureau qui y place les gens, depuis l'écran d'affectation.
Brouillon, puis publication
Tant que la manifestation est en brouillon, aucun bénévole ne la voit. Vous la publiez quand tout est prêt.
Le formulaire d'inscription à votre main
En plus du nom et de l'email : une note libre dont vous écrivez la consigne (« Une allergie à signaler ? »), et le téléphone, facultatif ou obligatoire.
Un score de préparation
La vue d'ensemble note la manifestation (missions créées, créneaux remplis, réglages faits) et rassemble les chiffres clés : missions, créneaux, inscrits, remplissage.
La duplication d'une année sur l'autre
Missions, créneaux et capacités sont recopiés, les inscriptions non. Les créneaux suivent la nouvelle date en gardant leurs horaires.
Inclus dans Sérénité, Grand format, Pleine saison et Sur mesure →
02 · Diffuser
Un lien, là où sont déjà vos bénévoles.
Ni application à installer, ni compte à créer : un lien ou un QR code suffit, dans le groupe WhatsApp, le cahier de liaison ou sur une affiche.
Lien et QR code
Copiez le lien ou partagez-le directement depuis votre téléphone. Le QR code se télécharge en SVG pour l'affiche imprimée, en PNG pour le web.
Des codes d'accès faciles à retrouver
Chaque code porte un nom (« Kermesse 2026 »). La manifestation passée, vous l'archivez : il ne donne plus accès, mais reste dans l'historique.
La vue bénévole, avant d'envoyer
Ouvrez la page d'inscription telle que vos bénévoles la verront, pour relire missions et horaires avant de diffuser le lien.
Le portail bénévole
Une page au nom de votre association réunit toutes vos manifestations ouvertes, en liste ou en calendrier. Un seul lien pour toute la saison.
Inclus dans Grand format, Pleine saison et Sur mesure →
03 · Côté bénévole
Trente secondes pour s'inscrire.
Le bénévole ouvre le lien sur son téléphone, choisit ses créneaux et laisse son nom et son email. Ni compte, ni mot de passe.
Sans compte ni application
La page d'inscription s'ouvre dans le navigateur, sur tous les téléphones. Chacun voit les places qui restent et qui s'est déjà placé, avec le prénom et l'initiale du nom.
Pas de créneaux qui se chevauchent
Si un bénévole choisit un créneau qui recoupe l'un de ceux où il est déjà inscrit, APEasy le lui signale avant de valider.
Une confirmation par email
Le bénévole reçoit aussitôt le récapitulatif de ses créneaux, avec le lien vers son espace personnel.
Son espace, par lien magique
Depuis le lien reçu par email, il retrouve ses créneaux et peut en annuler un lui-même, tant que les inscriptions sont ouvertes.
Des emails dans sa langue
Le bénévole qui s'inscrit en anglais reçoit ses emails en anglais. Le bureau n'a rien à régler.
04 · Suivre
Les créneaux vides sautent aux yeux.
Les inscriptions arrivent en direct. Vous voyez tout de suite ce qui manque, et vous relancez en un clic.
Les inscrits, dans les deux sens
Par créneau pour préparer le jour J, par bénévole pour repérer ceux qui en font trop. Filtres, recherche, et téléphone cliquable si vous l'avez demandé.
La timeline
Une grille qui croise missions et heures, colorée selon le remplissage : vous voyez d'un coup d'œil quand chaque poste est couvert. Elle s'exporte en Excel.
Les statistiques
La courbe des inscriptions, le délai avant la première, le jour record, les désistements, le remplissage par mission et les heures où les inscriptions arrivent.
La relance en un clic
Un email à tous les bénévoles confirmés, avec le récapitulatif de leurs créneaux : au lancement, une semaine avant ou la veille. Envoyez-vous d'abord un test pour le relire.
Le récapitulatif par email
Les nouvelles inscriptions et les annulations, résumées dans votre boîte mail : chaque jour, tous les trois jours ou chaque semaine. Chaque administrateur choisit son rythme.
L'export Excel
La liste des inscriptions en fichier Excel, prête à imprimer ou à transmettre.
Le calendrier de l'association
Toutes vos manifestations mois par mois, avec leur statut : en cours, en brouillon ou archivée.
05 · Garder la main
Le libre-service, et le dernier mot à l'organisateur.
Les bénévoles se placent seuls. Vous gardez la main pour déplacer, ajouter ou figer.
L'affectation
Déplacez un ou plusieurs bénévoles d'un créneau à un autre, y compris vers une mission interne, sans qu'ils aient à se réinscrire. Le créneau d'arrivée n'existe pas encore ? Vous le créez sur place.
L'ajout à la main
Quelqu'un vous a dit oui de vive voix ? Vous l'inscrivez vous-même sur son créneau, même sans email et même une fois les inscriptions closes.
La clôture des inscriptions
Le planning est bouclé : vous figez la liste. La manifestation reste visible, mais plus personne ne prend ni n'annule de créneau. Vous rouvrez quand vous voulez.
L'archivage
La fête passée, la manifestation passe en lecture seule et quitte la liste principale. Son historique reste consultable.
06 · Jour J
Le jour J, tout tient sur un écran.
Plus besoin de chercher le fichier le matin de la fête : qui est où, à quelle heure, et ce qui manque encore.
L'écran Jour J
Les inscrits de chaque créneau, mission par mission. Le créneau en cours est mis en avant et l'écran se place dessus. Les créneaux sans personne sont signalés.
La feuille papier
Choisissez les créneaux à imprimer, en écartant d'un coup ceux qui sont complets. La feuille liste les inscrits et laisse des lignes libres pour ceux qui s'inscrivent sur place.
Le téléphone sous la main
Si vous l'avez demandé à l'inscription, le numéro de chaque bénévole s'appelle d'un geste en cas d'imprévu.
07 · Le bureau
Pensé pour un bureau qui change.
Plusieurs organisateurs cette année, un nouveau bureau l'an prochain : l'association garde son historique.
Plusieurs administrateurs
Invitez vos co-organisateurs par email : ils gèrent les manifestations avec les mêmes droits que vous. Vous pouvez suspendre un accès sans supprimer le compte.
La passation
Au changement de bureau, vous transférez la propriété de l'association à la personne qui reprend. Manifestations et historique restent en place.
La connexion avec Google
Liez votre compte Google pour vous connecter d'un clic, sans retenir de mot de passe.
Des réglages par personne
Chaque administrateur choisit la langue de ses emails et le rythme de son récapitulatif.
Une visite guidée par écran
Sur chaque écran, un bouton lance une visite qui en présente chaque élément, en quelques étapes.
Une facture pour le trésorier
Après chaque paiement, la facture arrive par email au format Factur-X. Moyen de paiement et factures se gèrent dans un espace sécurisé Stripe.
08 · Données
Les données de vos bénévoles, bien gardées.
Ce sont les coordonnées de vos bénévoles, pas un fichier à exploiter. Elles restent en France, et pas plus longtemps que nécessaire.
Hébergé en France
L'application et sa base de données sont hébergées en France, à Paris.
Le strict nécessaire, visible
Les autres bénévoles ne voient que le prénom et l'initiale du nom. L'email et le téléphone restent entre le bénévole et le bureau.
L'anonymisation automatique
Passé un délai après la manifestation, le nom et l'email des bénévoles sont effacés automatiquement. Les chiffres (inscrits, remplissage) restent pour vos bilans.
Un accord de traitement des données
Un accord de sous-traitance (DPA) conforme au RGPD encadre ce que nous faisons des données de vos bénévoles.
Dans dix minutes, votre lien est prêt.
Gratuit pour la première, sans carte bancaire.Créez la manifestation, ajoutez les créneaux, partagez. Gratuit pour la première, sans carte bancaire.
app.apeasy.fr/fr/e/vide-grenier
Vide-grenier
- 📒 Cahier de liaison
- 🖨️ QR code